SATINALMA DÖNGÜSÜNDEKİ BELGELER VE VERİLER

Bilgi Güçtür! Bilgi Erdemdir!

Erp sistemlerinde yapılan işlemler dijital belgelere kaydedilir ve bilgi akışı bu belgelerle sağlanır. Talep fişi, sipariş fişi, irsaliye fişi, ambar transfer fişleri, üretim fişleri ve fatura bu belgelere örnektir. Bu belgeler zincirleme olarak birbirine bağlıdır ve denetim ve kontrol için iz bırakırlar. Örneğin satınalma sipariş fişi talep fişini referans alır ve buradaki verileri kopyalayarak oluşturulur. İşletmeye giren bir malzemenin daha sonra raporlarda kim tarafından ne zaman sipariş verildiği, malzemeyi kimin istediği ve niçin istediği gibi bilgilere bu fişler aracalığı ile ulaşılabilir. Bir malzemenin siparişinden üretime dahil edilmesine kadar ki yolculuğu bu belgeler sayesinde izlenir, takip edilir ve denetlenir.

Satınalma döngüsünde en temelde 4 tane önemli fiş kullanılır. Bunlar;

  1. talep fişi
  2. sipariş fişi
  3. irsaliye fişi
  4. fatura fişi

Bu belgelerin her biri belirli bir süreçte, bir takım işlemlerin ve iş süreçlerinin sonucunda oluşan bazı veriler içerir ve o süreç hakkında bilgi verir. Bir sonraki iş sürecinde kopyalanarak birbirine bağlanır. Örneğin talep fişi satınalma talebi sırasında oluşur. Satınalma siparişinde yer alan verilerin bir kısmı talep fişi referans alınarak oluşturulur.

talep fişi asgari olarak; malzeme tanımını, miktarını, kimin istediğini, nereye istediğini ve teslim zamanını içerir. Kısaca Kim, Neyi, Ne zaman ve ne için sorularının cevabı aranır.

Talep fişi temel olarak;

  1. Malzeme açıklamasını
  2. Malzeme miktarını
  3. Termin süresini
  4. Talep eden kişi

bilgilerini içerir.

Satınalma siparişi fişi az önce dediğim gibi talep fişindeki verileri içerir ve ek olarak tedarikçi bilgilerini, termin süresini, fiyat bilgisini ve sözleşme bilgilerini içerir. Sipariş fişi talep fişinden daha detaylı veriler içerir. Talep fişinden farklı olarak, malzemenin nerden tedarik edileceği bilgilerini, teslim şartlarını , ödeme şartları gibi anlaşmaya dayalı bilgiler sipariş fişine işlenir. Bir sipariş fişi;

  1. Malzeme açıklamasını
  2. Malzeme miktarını
  3. Termin süresini
  4. Tedarikçi bilgilerini
  5. Sipariş tipi
  6. Ödeme şartlarını
  7. Teslim şartlarını
  8. Fiyat açıklamaları

gibi bilgiler içerir.

İrsaliye fişi malzeme teslimi ile beraber gelir. Malzemenin teslim edildiğini belgeler. Bir irsaliye belgesi malzemenin cinsini, miktarını, tedarikçi bilgilerini içerir. İrsaliye malzemeyi teslim aldıktan sonra sisteme girilir. İrsaliye fişinin doğruluğu sipariş fişi ile karşılaştırılarak ve gelen malzeme kontrol edilerek sağlanır. İrsaliye girişi ile malzemenin stok miktarı artar. İrsaliye belgesi basit olarak;

  1. Malzeme açıklamasını
  2. Malzeme miktarını
  3. Termin süresi
  4. Tedarikçi bilgileri
  5. Sipariş tipi

gibi bilgiler içerir.

Fatura da bir fiştir. Sipariş fişi, irsaliye fişi ve fatura içerik olarak birbirleriyle hemen hemen aynı verileri içerirler. Fatura da irsaliye bilgilerine ek olarak fiyat bilgisi içerir.

  1. Malzeme açıklaması
  2. Malzeme miktarı
  3. Tedarikçi bilgileri
  4. Sipariş tipi
  5. Fiyat bilgileri

gibi veriler içerir.

Bir cevap yazın

E-posta hesabınız yayımlanmayacak. Gerekli alanlar * ile işaretlenmişlerdir