Kurumsal Bilgi Sistemleri

Bilgi Güçtür! Bilgi Erdemdir!

Kurumsal Bilgi Sistemleri:Mrp-1, Mrp-2 ve Erp

Bir işletmenin büyüyebilmesi için çalışanlarından en uçtaki müşterisine kadar, hatta müşteri sonrasına kadar uzanan tüm süreçleri eksiksiz bir şekilde izleyebilmesi gereklidir. Organizasyonun her noktasında bilgi girişinin olduğu ve toplanan bilgilerin, karar verici stratejik unsurlara sunulabildiği bir bilgi teknolojileri sistemi tasarlanması gerekir. İşletmedeki iş süreçleri, verimliliği ve performansı artırmak için bu bilgi sistemine göre düzenlenir. Amaç daha yüksek yatırım getirisi elde etmektir. İş süreçlerinde öncelikler, bu amaca uygun stratejiler belirlenerek düzenlenir. İşletmelerin kullandığı kaynaklar sınırlıdır. Bu kaynakları en verimli şekilde kullanmak için, işletme içerisindeki bütün süreçlerin izlenmesi ve bilgi döngüsünün sağlanması gerekir. Kurumsal çaptaki bilgi akışını hızlandıran, bütünleştiren hatta otomatikleştiren bilgi sistemleri ERP (Enterprise Resource Planing) olarak adlandırılır.

Örneğin müşterilere fatura oluşturma süreci bir dizi farklı işlemler gerektirir. Faturaya konu olan ürün adı, cinsi, miktarı, vergi oranları, gerçek değeri gibi detayların yanı sıra, ürünü alan kişi ya da kurumun da bir takım bilgileri faturalandırma sürecinde işlenir. Erp‘nin amaçlarından biri, bu süreci otomatikleştirerek daha hızlı ve daha şeffaf hale getirmektir. Bilgilerin farklı birimlerde eş zamanlı olarak yayınlanmasını sağlayarak tüm birimlerde ortak bir çalışma alanına imkan vermesi, işletme performansına katkı sunar.

Bilginin eş zamanlı olarak hızlı bir şekilde paylaşılması işletmelere önemli rekabet gücü sağlar. Bana göre en büyük rekabet gücü de bilgidir. Ne kadar hızlı ulaşır ve ne kadar hızlı değerlendirilirse rekabet gücü de o derece artar.

Erp tüm iş süreçlerini tek bir noktada birleştirerek daha izlenebilir hale getiren tümleşik bir iş paketidir. Örneğin insan kaynakları ve finans birimlerinin Erp ile entegre bir şekilde çalıştığını el alalım. İnsan kaynakları birimi işçi giriş çıkışını, maaşlarını, kesintilerini, mesailerini ve kişisel bilgileri sisteme girer. Finans birimi istenen kişinin kişisel bilgilerine ulaşarak gerekli ödeme işlemlerini hızlı bir şekilde tamamlayabilir. Aynı şekilde insan kaynakları birimi de bu süreci otomatik bir şekilde takip edebilir. Birimler arasında hızlı bir bilgi koordinasyonu sağlanması işletme performansına katkı sağlar.

ERP’nin Evrimi

MRP-1 (Malzeme İhtiyaç Planlaması)

İşletmelerin bilgi sistemlerini entegre bir şekilde kullanmaya başlaması MRP-1(Malzeme İhtiyaç Planlaması) ile başladı. Yalnız bu sistemin odağında sadece imalat sürecinin izlenmesi vardı. Mrp-1 üretim planlaması ve stok kontrolü için merkezi bir bilgi sistemi sağladı.

Üretim yapan işletmeler zaman faktörünü en verimli şekilde yönetmek zorundadır. Her gün müşteriler ve tedarikçiler ile ilgilenmek zorundadır. Müşteriler ürünün hangi aşamalardan geçerek üretildiği ile ilgilenmez. Onlar için önemli olan ürünlerin hızlı bir şekilde ulaşması ve kaliteli olmasıdır. Tedarikçilerden gelen ham maddenin kalitesi ve miktarının kontrol edilmesi, en uygun maliyetle temin edilmesi gerekir. Üretim için gerekli girdilerin zamanında hazır bulundurulması gereklidir. Bu kapsamda işletmenin karşılaşabileceği sorunları listelersek;

  • Eğer tedarik edilen girdilerin miktarı iyi planlanmamış ve yetersiz miktarda ise, stoklar azalacak ve üretim hedeflerine ulaşılamayacaktır.
  • İstenen kalitede ham madde alınmazsa, ya da yanlış ham madde alınırsa üretilen ürün müşterinin isteklerini karşılamayacaktır.
  • Gereğinden fazla ham madde alınırsa stoklar artacaktır. Bu da işletmenin kaynaklarını gereksiz yere harcamasına sebep olacaktır.

Yukarıdaki sorunları göz önünde bulundurursak, problemin çözülmesi için sormamız gereken bir kaç soru var. MRP-1 bu sorunlara çözüm üretmek için geliştirilmiştir.

  • Gerekli ürün ya da ham maddeyi ne zaman hazır bulunduracağız?
  • Hazır bulundurmamız gereken ürün ya da ham maddenin miktarı ne kadar olmalıdır?
  • Gerekli olan girdiler nedir?

MRP-2 (Üretim Kaynakları Planlaması)

Üretim ihtiyaçlarını belirlerken verilerin bütünlüğünün tam olmaması önemli bir sorun yaratır. Yanlış bir planlama ürünün zamanında üretilememesine neden olur. Mrp-1 basitçe üretim için gerekli malzeme ihtiyaçlarını takip etmek için yeterliydi. Ancak üretimi planlamak için sadece malzeme gereksinimlerini planlamak yeterli olmadı. Malzeme ihtiyaçlarını planlamanın amacı doğru bir üretim planı yapmaktı. Üretimi planlamak için de, finansal planlamalar, tedarik zinciri, lojistik faaliyetlerinin tümünün plana dahil edilmesi gerekliydi. Mrp-2 ile iş süreçlerini oluşturan tüm birimlerin sürece dahil edilmesi hedeflendi. Bu şekilde farklı departmanlar aynı anda sürece dahil olacak, kaynaklar veri bütünlüğü sağlanarak daha verimli kullanılabilecekti.

Mrp-2 aşağıdaki faydaları sağlamıştır.

  • Piyasa şartlarının değişmesiyle, işletme içindeki iş süreçlerini yeniden tasarlayabilme yeteneği
  • Ham madde girişinden müşteriye ulaşan ürüne kadar iş süreçlerini izleme ve kontrol yeteneği
  • Değişen müşteri taleplerine daha hızlı cevap
  • Bilgilerin daha hızlı girilerek daha hızlı karar alma yeteneği
  • Bilginin her birimde daha tutarlı olması
  • Envanterin ve kaynakların daha verimli kullanılabilmesi
  • Tederakçilerle daha iyi bir iletişim kurabilme
  • Nakit ve fon yönetiminin iyileştirilmesi

Mrp-1 ile doğru malzemenin, doğru yerde, doğru zamanda ve yeterli miktarda bulundurulması hedeflenmişti. Mrp-2 ile müşterinin ihtiyaçlarına kadar uzanan tedarik zinciri ve finans kaynaklarının da planlanması sağlanmıştı. Böylece malzeme planlamasından, üretim planlamasına kadar önemli bir yol kat edilmişti.

ERP (Kurumsal Kaynak Planlaması)

1990’ların başında işletmeler rekabet avantajını sürdürmek için, üretim dışında kalan diğer birimlerinde kaynaklardan aynı şekilde yararlanması gerektiğini düşündü. Kurumsal hedeflerin gerçekleşmesi için tüm birimlerin bir arada faaliyet göstermesi ve bilgi akışının tüm organizasyona sağlanması gerekliydi. Kesintisiz bir bilgi akışı sağlanarak hızlı kararlar alınması isteği ERP uygulamalarının gelişmesini sağladı.

Erp işletmedeki farklı iş süreçlerini birleştirerek bütünleşik bir model ortaya koyar. Buna göre farklı görevleri olan ihracat, muhasebe, insan kaynakları ve satınalma departmanlarının kullandığı modüller farklıdır. Ancak hepsi ortak bir veritabanı kullanırlar. Erp sistemlerinin altında yatan temel mantık budur.

Erp modüler bir sistemdir. İşletme içerisindeki departmanların her biri ayrı bir iş için görevlendirilir. Satınalma, üretim, muhasebe, finans, insan kaynakları departmanlarının görevleri ve işleyişleri farklıdır. Her bir departman, paket programı olarak aynı ERP yazılımının farklı modüllerini kullanırlar. Ya da her bir iş süreci ve ya departman için farklı yazılımlar da kullanılabilir. Her hangi bir Erp paketinin seçmeli olarak bazı modüllerini kullanabiliriz. Ancak hepsi de sonuç olarak birbirine entegre bir şekilde çalışır.

Bir cevap yazın

E-posta hesabınız yayımlanmayacak. Gerekli alanlar * ile işaretlenmişlerdir