İşletmelerde Satınalma Süreci Ve Döngüsü

Bilgi Güçtür! Bilgi Erdemdir!

Sürec sözlük anlamı olarak belirli bir düzen ve zaman içerisinde gerçekleşen, değişen, gelişen ve ilerleyen birbirine bağlı işlemler ve olaylar bütünüdür. İşletme için iş süreci ise, çalışanların bir araya gelerek belirli bir amaç veya sonuç için iş gücü, para, malzeme, teknoloji, bilgi gibi girdilerle gerçekleştirdiği faaliyetlerin bütünüdür.

Satınalma sürecinin ilk adımını diğer birimlerden gelen “Satınalma Talebi” oluşturur. Satınalma talebi, örneğin, üretim hatlarında kullanılması planlanan bir malzemeye olan ihtiyaç sonucu oluşabilir.

Genel olarak bir işletmedeki satınalma süreci aşağıdaki gibi ilerler

  • 1.Satınalma Talep Oluşumu

Burada bir malzemeye olan ihtiyaç ortaya çıkar. Satınalma talebinden önce stok ve ya depo kontrol edilir.

  • 2. Talep Onayı

Genelde ilk amir ya da sorumlu kimse uygun gördüğü taktirde satınalma talebini onaylar ve satınalma birimine talep iletilir.

  • 3. Satınalma Emri

Talebin onaylanması ve satınalma birimine iletilmesi ile aynı zamanda satınalma emri de verilmiş olur. Satınalma emri işlenirken malzemenin ulaşması için arzu edilen zamanda belirtilir.

  • 4. Tedarikçi araştırması ve tekliflerin toplanması

Malzemeyi temin etmek için tedarikçiler araştırılır. Uyun görülen tedarikçlerden teklifler toparlanır.

  • 5.Tedarikçi seçimi ve tekliflerin belirlenmesi

Daha önceden belirtilen fiyat, kalite ve güvenilirlik gibi kriterlere göre tedarikçi ve tekliflerin belirlenmesi bu aşamada olur. Pazarlık ve görüşmeler devam eder.

  • 6.Satınalma Siparişi Açılması

Tedarikçi tekliflerin onayından sonra ilgili tedarikçiye sipariş açılır. Burada istenen önceden belirtilmelidir. Malzemenin teslimatı, zamanı ödeme vadesi ve kalite gibi koşullar tedarikçiye bildirilir. Tedarikçinin onayı beklenir.

  • 7.Sipariş Takip Süreci

Verilen sipariş durumu ile ilgili süreç takip edilir. Gecikme ve olası yanlışlıkların önüne önceden geçmek için takipte olmak önemlidir.

  • 8.Mal Kabul

Sevk edilen malzeme depo birimine ulaşır. Teslim alan kişi malzemenin doğruluğunu ve fiziki durumunu kontrol eder. Eğer bir sorun yoksa kabul işlemini gerçekleştirir. İrsaliyeyi sisteme girer.

  • 9.Fatura İşlemleri

Sipariş gerekli birime ulaştıktan sonra muhasebe birimine gelen fatura kontrol edilir. Fatura depo birimin girdiği irsaliye ve sipariş detayları ile karşılaştırılır. Gerekli kontroller tamamlandıktan sonra fatura kabul edilir.

  • 10. Satınalma Siparişinin Kapatılması

Siparişin sürecindeki malzeme ulaştıktan sonra ve gerekli fatura, belge kontrol edildikten sonra sipariş tamamlanmıştır. Ancak geriye satınalınan malzemenin ödemesi kalmıştır. Birçok işletmede fatura kaydından sonra sipariş kapatılır. Aslında ödemesi tamamlanmayan sipariş ile ilgili yazışmalar ve konuşmalar ödeme yapılana kadar devam edeceğinden sipariş kapanmış sayılmaz. En son adımda finans birimi ödemeyi yaptıktan sonra sipariş kapanmış olur.

Erp Sistemelerinde Satınalma Döngüsü

Satınalma yönetimi için işletmeler çeşitli kurumsal yazılımlar kullanabilir. Sap, Logo ve Netsis gibi Erp paketleri kullanılabilir. Tüm bu yazılımların birbirlerine göre farklılık gösterdiği bazı avantajları ya da dezavantajları olabilir. Ama bütün kurumsal bilgi yazılımlarında temel döngü aynıdır. Temel süreç detaylarda bazı farklılıklar olsa da, malzemeye talebin oluşumundan depoya teslim edilişine kadar aynı şekilde işler.

Erp sistemlerinde iş süreçleri yürütülürken bir çok veriler sisteme girilir ve kullanılır. Satınalma yönetiminde de bir çok veri sisteme girilir ve gerektiğinde rapor almak için kullanılır. Kullanılan verileri kullanış amacı ve özelliklerine göre gruplarsak işin mantığını anlamak kolaylaşır.

Satınalma döngüsündeki temel verileri açıklamadan önce ERP sistemlerinde kullanılan verileri kısaca açıklayalım.

  • Ana Veriler (Master Data)

Ana veriler tedarikçi bilgileri, müşteri bilgileri ve malzeme bilgileri gibi özelliklerden oluşur. Kişilerin, kurumların ve nesnelerin özelliklerini içerir. Erp sistemlerine bu veriler önceden tanımlanır. Ticari yazılımlarda kullanılan “CARİ KART”lar, bir kurumu veya bir kişiyi tanımlayan özellikler içerir. Cari kartlar gerçek hayatımızda var olan kişileri ve kurumları yazılım içerisinde temsil eden sanal bir nesnedir. Aynı şekilde “MALZEME KARTLARI” da bir nesnedir. Gerçekte var olan nesnenin özellikleri, Erp yazılımlarında açılan malzeme kartlarına girilir. Malzeme kartları da belirlenen malzemenin özelliklerini taşıyan sanal nesnelerdir.

Ana veriler, aslında yazılımı eğittiğimiz, öğrettiğimiz, yazılımın işlemesi için gerekli olan tanımları girdiğimiz verilerdir. İşletmede birden fazla birimin kullandığı ortak verilerdir ve doğru bilgilerle oluşturulmalıdır. Yanlış tanımlanan bilgilerin etkisi çok büyük olabilir, düzeltilmesi zor hatta imkansız sonuçlar doğurabilir. Örneğin bir tedarikci ana verisi olan banka bilgileri yanlış tanımlanırsa ödeme yanlış kişi veya kurumlara yapılabilir. Müşterinin adres bilgileri yanlış olunca haliyle mallarda yanlış adrese gider. Ya da bir malzemeye ait birimler kg, hacim, koli iç adet birimleri doğru olmazsa maliyet muhasebe gibi işlemlerde de yanlış sonuçlar elde edilir.

  • İşlemsel Veriler ( Transactional Data )

İşlemsel veriler ana verilerle ilgili hareketleri veya işlemleri ifade eder. Bir malzemenin satınalma sürecinde satınalma emri, fatura ve irsaliye gibi belgeler oluşur. Bu belgeler malzemede yapılan işlemleri ifade eden, onay durumu, tarih, fiyat ve miktar gibi bilgiler içerir.

Örnek olarak bir faturayı ele alalım. Fatura üzerinde tedarikçi ve müşteri ana verileri (firma adı, adresi, vergi numarası vb.), fatura tarihi, seri numarası ve malzeme ile ilgili veriler bulunur. Tedarikçi ana verisi her faturada aynıdır ve değişmez. Malzeme adı da tekrar edilen siparişlerde değişmez ve bir ana veridir. Ancak malzemenin miktarı, faturanın tarihi ve seri numarası gibi veriler değişir ve işlemsel veriye örnektir.

İşlemsel veriler ile Ana veriler arasındaki fark, ana veriler sabittir ve değişmez. İşlemsel veriler ise yapılan işlemin durumuna miktarına zamanına göre değişir.

Satınalma modüllerinde kullanılan veriler,

  • 1. Tedarikçi ana verileri

Satınalma tedarikçiler ve işletme arasında bir köprü kurar. Bu yüzden tedarikçi verileri, bilgileri satınalma yönetiminde kullanılan ana verilerden biridir.

  • 2. Malzeme Ana Verileri

Satınalma işletme için gerekli malzemeyi temin eder. Malzemenin adı, cinsi, boyutarı gibi veriler malzeme ana verisidir. Satınalma malzemeyi tedarikçiden temin ederken bu özelliklere göre temin eder.

  • 3. Satınalma Faaliyetleri İşlemsel Verileri

İşlemsel veriler ana verilerde meydana gelen belirli bir hareketi, hareketin zamanını, miktarını ve durumunu belirten verilerdir. Örneğin bir malzeme için satınalma emri oluşturulduğunda ve malzeme satınalınıp depoya girdiğinde malzemenin miktarında artış oluşur. Malzemenin satınalımı ile ilgili bazı fatura,irsaliye ve depo giriş-çıkış sarf fişleri gibi belgeler oluşur. Bu belgeler malzeme ana verisinde ki değişimleri açıklayan işlemsel verilerdir. Gerektiğinde, örneğin malzemenin nerelerde ve ne için kullanıldığını açıklamak için sarf fişi gibi belgelere bakılabilir. Ya da malzemenin ne zaman alındığını kontrol etmek için fatura gibi belgelere bakılır.

Erp yazılımlarında iş süreci içerisinde oluşturulan fatura, üretim emri, iş emri ve irsaliye gibi belgeler, belirli bir iş sürecinde yapılan işlemleri gösterir. Bu belgeler birbiri ardına gelişen süreçleri birbirine bağlayarak izlenebilirlik ve kontrol mekanizması sağlar. Sistem içerisinde bazı noktalarda düzeltmeler yapılmasına izin verilse de veri bütünlüğü açısından bir çok özelliklerin değiştirilmesine izin verilmez.

Aşağıdaki çizelgede örnek bir işletmedeki satınalma süreci ve bu süreçte kullanılan veriler gösterilmiştir.

Yukarıdaki çizelge ERP sistemlerinde talep oluşumundan ödemeye kadar geçen süreci, bu süreçte kullanılan ana verileri ve belgeleri gösteren örnek bir satınalma sürecini temsil eder. Buna göre bu sürec ve kullanılan veriler aşağıda açıklanmıştır.

  • A. Malzeme Ana Verisi

Stok Kodu, Tedarik Tipi, Sipariş Tipi, Sipariş Kalem Tipi, Parti Miktarı, Tedarik Süresi, Satınalma Fiyatı, Kalite Kontrol Kriteri

  • B. Tedarikçi Ana Verisi

Tedarikçi Kodu, Ödeme Tipi, Nakliye Tipi, Yükleme Tipi, Vade. (Adres,ilgili kişi vs..)

  • C. Satınalma Fiyat Listesi

Malzeme-Tedarikçi Fiyat Listesi.

Erp sistemlerinde satınalma döngüsü, pratikte var olan satınalma süreci ile aynıdır. Erp sistemleri ile bu süreç daha sistematik ve daha kontrollü hale gelir. Satınalma döngüsü ERP ile entegre olan işletmelerde aşağıdaki gibi meydana gelir.

  1. Satınalma Talep Girişi

Ham madde gibi üretimi doğrudan etkileyen kalemlerde satınalma talebi, yazılım tarafından depo-stok seviyesine göre oluşturulabilir. Talep planlama departmanının önüne otomatik olarak düşer. Planlama onaylar ve bu kez de satınalma birimi ekranına otomatik olarak düşer. Satınalma talebi, ne, ne zaman ve ne kadar sorularının cevabını içerir.

  • 2. Satınalma Siparişi

Planlama tarafından onaylanan satınalma talebi satınalma birimi ekranına gelir. Satınalma birimi talebi siparişe çevirir. Erp sistemlerinde bu şekilde belgeler birbirine kopyalanarak bilgi akışı sağlanır.

  • 3. Mal Kabul – Depo girişi

Satınalma siparişi açıldığında depo ekranına da sipariş bilgileri düşer. Depo birimi bekleyen siparişlerden bunları görebilir. Malzeme depoya geldiliğinde, depo birimi önceden bildirilen sipariş bilgilerine göre malzemeyi kontrol eder.

  • 4. Kalite Kontrol

Gelen malzemenin fonksiyonuna göre ilk girişte malzeme, kalite kriterlerinin ölçümü sebebiyle ara stoklarda bekletilebilir. Sistemde kalite kriterleri malzeme için önceden tanımlı olmalıdır. Yapılan ölçümler sonucunda malzemenin ana stoğa alınması onaylanır. Böylece ara stoktan düşerek malzemenin stoklara eklenmesi sağlanmış olur. Eğer kalite kriterleri uygun değilse red edilir ve gerekli iade süreci başlar.

  • 5. Fatura Kontrol

Fatura malzemenin hemen yanında da gelebilir bir süre sonra da gelebilir. İrsaliye bilgileri depo tarafından işlenmiştir. Muhasebe ekranında fatura bekleyen irsaliyeler olarak görülebilir. Fatura geldiğinde satınalma ya da muhasebe gerekli kontrolleri yaparak sisteme işlenmesi sağlanır.

  • 6. Ödeme

Satınalınan malzeme ile ilgili ödeme vadesi önceden satınalma siparişinde belirtilmiştir. Belirtilen vade geldiğinde finans birimi ekranına ödeme uyarısı düşer. Finans birimi satınalma faturası ile ödemeyi eşleştirerek ödemeyi gerçekleştirir. Böylece süreç tamamlanmış olur.

Bir cevap yazın

E-posta hesabınız yayımlanmayacak. Gerekli alanlar * ile işaretlenmişlerdir